La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato in relazione alla navigazione nel negozio online jorquex, alla gestione degli account, agli acquisti, ai pagamenti, alle consegne, ai resi, ai rimborsi e alle richieste di assistenza.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è:
jorquex
板井1660番地1 醍貝公舍E棟408号室
Kumagaya, Saitama 360-0105
Giappone
E-mail per le questioni relative alla privacy: careteam@jorquex.com
Telefono: +81 48-527-6384
2. Persone interessate
L’informativa riguarda:
- visitatori del sito;
- titolari di un account;
- clienti;
- destinatari degli ordini;
- persone che contattano il Servizio Clienti;
- soggetti coinvolti in resi, rimborsi, reclami o richieste di garanzia.
Chi fornisce dati personali riferiti a un’altra persona deve averla informata del relativo utilizzo.
3. Contesti nei quali vengono trattati i dati
Il trattamento avviene durante:
- accesso e navigazione;
- utilizzo del carrello;
- creazione e gestione dell’account;
- completamento del checkout;
- autorizzazione del pagamento;
- preparazione e spedizione dell’ordine;
- tracciamento e consegna;
- annullamento, recesso, reso o sostituzione;
- elaborazione del rimborso;
- assistenza e gestione dei reclami;
- prevenzione delle frodi e protezione dei sistemi;
- adempimento degli obblighi fiscali, doganali, contabili e legali.
4. Dati identificativi e di contatto
Sono trattati i dati forniti dall’interessato, tra cui:
- nome e cognome;
- indirizzo e-mail;
- numero telefonico;
- indirizzo di fatturazione;
- indirizzo di consegna;
- dati del destinatario;
- informazioni inserite nell’account.
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per completare l’ordine e organizzare la consegna.
5. Informazioni relative agli acquisti
Per la gestione del rapporto contrattuale vengono trattati:
- numero e data dell’ordine;
- prodotti selezionati;
- quantità;
- prezzi, sconti e imposte;
- metodo di pagamento;
- stato della transazione;
- stato di preparazione;
- informazioni di spedizione;
- codice di tracciamento;
- conferma di consegna;
- annullamenti, resi, sostituzioni e rimborsi;
- documentazione relativa alla garanzia legale.
6. Dati di pagamento
La transazione viene elaborata mediante Authorize.net e gli operatori del circuito selezionato.
jorquex riceve le informazioni necessarie a verificare l’esito del pagamento, tra cui stato dell’autorizzazione, importo, valuta, identificativo della transazione e dati limitati dello strumento utilizzato.
Il numero completo della carta, il codice CVV/CVC, il PIN, le password bancarie e i codici temporanei di autenticazione non devono essere trasmessi tramite e-mail o telefono.
7. Dati tecnici e di navigazione
Durante l’utilizzo del sito vengono trattate informazioni tecniche generate dal dispositivo e dalla connessione, tra cui:
- indirizzo IP;
- data e ora di accesso;
- tipo di browser;
- sistema operativo;
- identificativi del dispositivo;
- pagine consultate;
- interazioni con il sito;
- dati di sessione;
- URL di provenienza;
- eventi relativi a errori e sicurezza;
- preferenze espresse attraverso il banner dei cookie.
Tali dati servono al funzionamento del sito, alla protezione delle sessioni, alla diagnosi degli errori e alla prevenzione di attività fraudolente.
8. Comunicazioni e assistenza
Quando l’interessato contatta il Servizio Clienti, vengono trattati:
- contenuto della richiesta;
- data e ora della comunicazione;
- recapito utilizzato;
- documenti allegati;
- fotografie del prodotto o dell’imballaggio;
- informazioni relative all’ordine;
- soluzione richiesta;
- attività svolte per definire la pratica.
Non devono essere inviati documenti o dati non necessari alla gestione della richiesta.
9. Finalità del trattamento
I dati personali sono utilizzati per:
- rendere disponibili le funzioni del sito;
- memorizzare il carrello e le preferenze tecniche;
- creare e amministrare l’account;
- concludere ed eseguire il contratto;
- elaborare pagamenti e rimborsi;
- prevenire transazioni abusive;
- preparare, spedire e consegnare gli ordini;
- fornire informazioni di tracciamento;
- gestire recesso, reso, sostituzione e garanzia;
- rispondere alle richieste;
- adempiere agli obblighi fiscali, doganali, contabili e normativi;
- accertare, esercitare o difendere diritti;
- mantenere la sicurezza del sito;
- elaborare statistiche e analisi;
- inviare comunicazioni promozionali esclusivamente in presenza di una base giuridica valida.
10. Basi giuridiche
Il trattamento si fonda sulle seguenti condizioni:
- esecuzione del contratto o misure precontrattuali: carrello, checkout, ordine, pagamento, consegna, reso, rimborso e assistenza relativa all’acquisto;
- obbligo legale: documentazione fiscale, contabile e doganale, gestione dei diritti dei consumatori e risposte alle autorità;
- legittimo interesse: sicurezza informatica, prevenzione delle frodi, tutela dei diritti, continuità tecnica e miglioramento del servizio, previa verifica del corretto bilanciamento con i diritti dell’interessato;
- consenso: cookie non necessari, marketing e ulteriori attività per le quali la legge richiede una scelta preventiva;
- accertamento, esercizio o difesa di un diritto: conservazione e impiego delle informazioni necessarie alla gestione di contestazioni.
11. Natura del conferimento
I dati necessari all’acquisto, al pagamento e alla consegna devono essere forniti per eseguire l’ordine.
Il mancato conferimento impedisce il completamento della funzione richiesta.
I dati destinati a marketing, personalizzazione non essenziale e strumenti di tracciamento facoltativi restano volontari. Il rifiuto non impedisce la consultazione del sito o l’acquisto dei prodotti.
12. Provenienza dei dati
Le informazioni sono raccolte:
- direttamente dall’interessato;
- dal dispositivo utilizzato;
- dal sistema di checkout;
- dal prestatore di pagamento;
- dal vettore;
- dai fornitori tecnici;
- da soggetti incaricati di prevenire frodi;
- da autorità o fonti legittimamente accessibili nei casi previsti dalla legge.
13. Destinatari
Nei limiti necessari alle rispettive attività, i dati sono comunicati a:
- Shopify, per l’infrastruttura del negozio e del checkout;
- Authorize.net, per l’elaborazione delle transazioni;
- emittenti delle carte e circuiti di pagamento;
- vettori e operatori logistici;
- intermediari doganali;
- fornitori di hosting, manutenzione e sicurezza;
- servizi di assistenza e comunicazione;
- consulenti fiscali, contabili e legali;
- autorità pubbliche legittimate a richiederli.
Ogni destinatario tratta i dati in qualità di responsabile, titolare autonomo o soggetto autorizzato, secondo il ruolo assunto e la normativa applicabile.
I dati non vengono venduti in cambio di denaro.
14. Comunicazione ai vettori
Per organizzare il recapito vengono trasmessi al servizio logistico:
- nome del destinatario;
- indirizzo di consegna;
- numero telefonico;
- indirizzo e-mail;
- dati necessari alla spedizione;
- contenuto logistico del collo;
- documentazione doganale richiesta.
Il vettore utilizza tali informazioni per trasporto, tracciamento, contatto con il destinatario, consegna e gestione delle anomalie.
15. Trasferimenti internazionali
Il titolare è stabilito in Giappone e utilizza fornitori operanti in diversi Paesi. Il trattamento comporta pertanto trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.
I trasferimenti vengono effettuati sulla base di uno degli strumenti riconosciuti dalla normativa:
- decisione di adeguatezza;
- clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea;
- norme vincolanti d’impresa;
- deroga prevista per specifiche situazioni;
- altro meccanismo valido ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.
Per il Giappone si applica la decisione di adeguatezza dell’Unione europea entro il relativo ambito. Per gli altri Paesi vengono adottate garanzie adeguate e misure supplementari richieste dall’esito della valutazione del trasferimento. Le clausole contrattuali standard sono pubblicate dalla Commissione europea.
Una richiesta di informazioni sulle garanzie utilizzate deve essere inviata a careteam@jorquex.com.
16. Periodi di conservazione
I dati vengono conservati secondo la finalità perseguita:
- dati dell’account: fino alla chiusura dell’account, oltre al periodo necessario per obblighi legali e contestazioni;
- ordini, pagamenti, fatture e documenti fiscali: per il periodo richiesto dalla normativa fiscale, contabile e civilistica;
- spedizioni, resi, rimborsi e garanzia: fino alla definizione della pratica e per il successivo periodo necessario alla tutela dei diritti;
- richieste di assistenza: fino alla conclusione della richiesta e per il periodo collegato a reclami o obblighi legali;
- dati di sicurezza: per il tempo proporzionato alla prevenzione, individuazione e gestione degli incidenti;
- dati trattati mediante consenso: fino alla revoca, alla scadenza dichiarata nello strumento di raccolta o alla cessazione della finalità;
- cookie: per la durata indicata nel banner o nel pannello delle preferenze.
Alla scadenza, i dati vengono cancellati, anonimizzati oppure conservati esclusivamente quando permane un obbligo giuridico o un’esigenza di tutela dei diritti.
17. Cookie necessari
I cookie tecnici e gli strumenti strettamente necessari servono a:
- mantenere attiva la sessione;
- conservare il carrello;
- eseguire il checkout;
- proteggere il sito;
- ricordare le preferenze relative alla privacy;
- distribuire correttamente i contenuti.
Questi strumenti operano senza consenso quando ricorrono i presupposti previsti dalla normativa.
18. Cookie analitici, pubblicitari e di personalizzazione
Gli strumenti non necessari vengono attivati soltanto dopo una scelta positiva dell’utente, quando il consenso costituisce la base richiesta.
Il banner consente di:
- accettare gli strumenti facoltativi;
- rifiutarli;
- selezionare le singole categorie;
- consultare informazioni sulle finalità e sulla durata;
- modificare successivamente la scelta.
La prosecuzione della navigazione, lo scorrimento della pagina e la chiusura del banner non equivalgono al consenso.
Le indicazioni del Garante italiano richiedono una scelta libera e specifica per gli strumenti non tecnici. (Garante per la protezione dei dati personali)
19. Revoca del consenso
Il consenso viene revocato in qualsiasi momento attraverso il pannello delle preferenze oppure mediante richiesta a careteam@jorquex.com.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento svolto prima della modifica della scelta.
Dopo la revoca, i trattamenti fondati esclusivamente sul consenso cessano, salvo conservazione richiesta dalla legge o necessaria alla tutela di un diritto.
20. Comunicazioni promozionali
Le comunicazioni commerciali vengono inviate quando esiste un consenso valido o un’altra base giuridica espressamente riconosciuta.
Ogni messaggio promozionale contiene uno strumento per interrompere gli invii.
L’opposizione al marketing non incide sulle comunicazioni necessarie per ordini, pagamenti, spedizioni, resi, sicurezza o obblighi legali.
21. Sicurezza
Sono adottate misure tecniche e organizzative commisurate alla natura dei dati, al contesto del trattamento e ai rischi per gli interessati.
Le misure riguardano controllo degli accessi, protezione delle credenziali, sicurezza delle comunicazioni, gestione degli incidenti, limitazione dei privilegi e verifica dei fornitori.
Nessun sistema connesso a Internet esclude integralmente ogni rischio. In caso di violazione dei dati personali, vengono applicate le procedure di valutazione, notifica e comunicazione previste dagli articoli 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679.
22. Decisioni automatizzate
I sistemi di pagamento e prevenzione delle frodi eseguono controlli automatizzati relativi alla transazione.
Quando una decisione fondata unicamente su trattamento automatizzato produce effetti giuridici o analogamente significativi, l’interessato riceve le informazioni richieste dalla normativa e ha diritto all’intervento umano, all’espressione della propria posizione e alla contestazione della decisione, nei casi previsti dall’articolo 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
23. Diritto di accesso
L’interessato ha diritto a ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e a ricevere informazioni su finalità, categorie di dati, destinatari, conservazione, provenienza e garanzie relative ai trasferimenti.
Ha inoltre diritto a ricevere una copia dei dati personali trattati, nei limiti stabiliti dalla legge e nel rispetto dei diritti altrui.
24. Rettifica e integrazione
I dati inesatti vengono corretti su richiesta dell’interessato.
Le informazioni incomplete vengono integrate mediante dichiarazione o documentazione adeguata alla finalità del trattamento.
25. Cancellazione
L’interessato ha diritto alla cancellazione nei casi previsti dall’articolo 17 del Regolamento (UE) 2016/679.
La cancellazione resta esclusa per i dati necessari ad adempiere un obbligo legale, accertare o difendere un diritto, eseguire una richiesta ancora attiva o perseguire un’altra finalità riconosciuta dalla normativa.
26. Limitazione del trattamento
La limitazione è esercitata quando:
- viene contestata l’esattezza dei dati;
- il trattamento è illecito e l’interessato richiede la conservazione limitata;
- i dati servono alla tutela di un diritto;
- è stata presentata opposizione e risulta in corso la verifica dei motivi prevalenti.
Durante la limitazione, i dati restano conservati e vengono utilizzati soltanto nei casi consentiti dalla legge.
27. Portabilità
Per i trattamenti automatizzati fondati sul consenso o sul contratto, l’interessato ha diritto a ricevere i dati forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
La trasmissione diretta a un altro titolare viene eseguita quando tecnicamente attuabile e nel rispetto dei diritti di terzi.
28. Opposizione
L’interessato ha diritto a opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare.
In caso di marketing diretto, l’opposizione produce effetto senza necessità di motivazione e determina la cessazione dell’utilizzo dei dati per tale finalità.
29. Procedura per esercitare i diritti
Le richieste devono essere inviate a:
La comunicazione deve indicare:
- nome e cognome;
- recapito utilizzato;
- diritto esercitato;
- informazioni necessarie a individuare i dati interessati.
Quando sussistono dubbi ragionevoli sull’identità del richiedente, vengono richieste informazioni aggiuntive strettamente necessarie alla verifica. I documenti identificativi non pertinenti devono essere oscurati.
30. Termine di risposta
La richiesta viene gestita senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dalla ricezione.
In presenza di particolare complessità o di un numero elevato di richieste, il termine è esteso fino a ulteriori due mesi. L’interessato riceve comunicazione dell’estensione e delle relative ragioni entro il primo mese.
L’esercizio dei diritti è gratuito. Richieste manifestamente infondate o eccessive sono trattate secondo i limiti consentiti dalla normativa.
31. Reclamo all’autorità di controllo
L’interessato ha diritto a presentare reclamo all’autorità di protezione dei dati del proprio Stato membro.
Per l’Italia, l’autorità competente è:
Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia, 11
00187 Roma
Sito: www.garanteprivacy.it
Il reclamo non esclude il ricorso agli altri rimedi amministrativi o giudiziari previsti dalla legge.
32. Dati dei minori
Il negozio online è destinato a persone dotate della capacità giuridica necessaria per concludere un acquisto.
I dati di minori non vengono raccolti consapevolmente per finalità di marketing o profilazione. Una segnalazione relativa a dati trasmessi senza valida autorizzazione deve essere inviata a careteam@jorquex.com per la relativa verifica e gestione.
33. Collegamenti e servizi esterni
Il sito contiene collegamenti o funzioni gestiti da soggetti esterni. Il trattamento effettuato direttamente da tali soggetti segue le rispettive informative.
Prima di trasmettere dati a un servizio esterno, l’utente deve consultare le condizioni e le informazioni sulla privacy rese disponibili dal relativo gestore.
34. Aggiornamento dell’informativa
L’informativa viene aggiornata in relazione a cambiamenti normativi, tecnici o organizzativi.
La versione pubblicata sul sito indica il contenuto applicabile dal momento della sua entrata in vigore. Le modifiche rilevanti vengono portate all’attenzione degli interessati attraverso il sito o i recapiti disponibili, secondo quanto richiesto dalla normativa.
35. Contatti privacy
jorquex
Indirizzo:
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Kumagaya, Saitama 360-0105
Giappone
E-mail: careteam@jorquex.com
Telefono: +81 48-527-6384
Orari:
- lunedì–venerdì: 10:15–18:15 CET/CEST, ora di Roma;
- sabato e domenica: chiuso.